今天“必須”做的事(即為緊迫的事)x今天“應該”做的事(即較不緊迫的事)今天“可以”做的事(即不緊迫的事)般來說,越是緊迫的事,其重要性愈高;越不緊迫的事,其重要性愈低。因此,依循以上的優先次序辦事并無不妥。可是在多數情況下,越是重要的事反而越不緊迫。假如你是一位經理人,酒店式公寓裝修對你來說,參加管理技能訓練、向上級提出改進營運方式的建議,培養接班人、甚至管理者個人的減肥、戒煙、身體檢查、補牙、立遺囑等計劃都是重要的,但卻不是緊迫的事。青年公寓裝修它們往往因不具緊迫性而被延遲辦理。

至于許多緊迫的事,則往往不具重要性,例如不速之客的拜訪、外來的電話等。按事情的緩急程度辦事的管理者不但使重要事情的履行遙遙無期,而且使自己經常處于緊急甚至危機狀態。以緊急程度為標準來安排事情,使我們似乎總是處在“急事”的包圍之中,這讓我們總是痛苦不堪。比如業務報告的編制。Loft裝修任何一個高層領導都不得不承認,業務報告的編制是非常緊要的一件事情。但是如果今天距離遞交業務報告的日期還有兩個月的時間,一般管理者不會把它看成是今天青年公寓裝修“應該”去做的事情,更不會把它當作是今天“必須”完成的任務,大的可能也只是把它確定為今天“可以”做的事情。